Sähköisen allekirjoituksen perusteet
Sähköinen allekirjoitus on oikeudellisesti sitova, kun se täyttää lainsäädännön vaatimukset. Suomessa yleisimpiä ovat vahva tunnistautuminen tai allekirjoituspalvelun tarjoama audit trail.
Allekirjoitusprosessi on yksinkertainen: lähetä dokumentti, vastaanottaja allekirjoittaa, kaikki saavat kopion ja arkisto päivittyy.
Pk-yrityksen kannattaa valita palvelu, joka tukee sekä sisäisiä hyväksyntöjä että ulkoisia allekirjoituksia.
Käytännön prosessi
Valmistele sopimusmalli etukäteen. Täytä muuttuvat tiedot, liitä liitteet ja määritä allekirjoittajat järjestyksessä.
Muistuta allekirjoittamattomia automaattisesti. Vanhentuneet linkit kannattaa sulkea ja lähettää uusi versio tarvittaessa.
Usean allekirjoittajan ketju ja järjestys.
Aikaleima ja audit trail.
Arkistointi ja haku allekirjoitetuista sopimuksista.
Integraatio sopimusten hallintaan.
Turvallisuus ja säilytys
Allekirjoitetut sopimukset kuuluvat samaan arkistoon kuin muu liikeasiakirjat. Varmuuskopiot ja käyttöoikeudet on määriteltävä selkeästi.
Henkilötietoja sisältävissä sopimuksissa GDPR huomioidaan: kuka näkee dokumentin ja kuinka kauan se säilytetään.
Sopimukset ja allekirjoitus Mahtissa
Mahti Sopimukset tukee sopimusten hallintaa ja dokumenttien linkitystä. Sähköinen allekirjoitus voidaan yhdistää prosessiin niin, että allekirjoitettu sopimus palaa automaattisesti arkistoon.
Kun sopimus liittyy talouteen, uusimispäivät ja kulut näkyvät samassa ekosysteemissä.
Haluatko sujuvoittaa sopimusprosessia?
Voimme arvioida, miten sähköinen allekirjoitus sopii teidän sopimusten työnkulkuun.
Katso miten Mahti auttaa