Miksi tiedostokansiot eivät riitä
Jaettu verkko- tai pilvikansio toimii aluksi. Kasvun myötä versiot menevät sekaisin, oikeudet ovat epäselviä ja haku ei löydä oikeaa sopimusta.
Dokumenttien hallinta tarkoittaa metatietoja, hakuja ja linkitystä prosesseihin: projektiin, asiakkaaseen, sopimukseen.
Keskeiset ominaisuudet
Hyvä järjestelmä tukee useita tiedostomuotoja, versiohistoriaa ja käyttöoikeuksia roolittain.
Haku toimii sisällön ja metatietojen perusteella, ei vain tiedostonimen perusteella.
Keskitetty arkisto projekti- ja asiakaskohtaisesti.
Versiohistoria ja lukitus muokkauksen ajaksi.
Roolipohjaiset käyttöoikeudet.
Haku tekstillä ja tunnisteilla.
Käyttöönotto ja rakenne
Aloita yhdestä dokumenttityypistä, esimerkiksi sopimuksista. Määrittele nimeämiskäytäntö ja pakolliset tagit.
Siirrä vanhat dokumentit asteittain. Täydellistä siivousta ei tarvita ennen käyttöönottoa.
Dokumentit Mahtin Librarianissa
Mahti Librarian tarjoaa dokumenttien tallennuksen, haun ja linkityksen projekteihin ja sopimuksiin. Uudet lataukset tehdään suoraan alustaan ilman erillistä mediapankkia.
Kun dokumentit ovat samassa ekosysteemissä kuin chat ja projektit, konteksti säilyy.
Haluatko järjestää dokumentit?
Voimme arvioida, mistä dokumenttityypistä kannattaa aloittaa ja miten rakenne näyttäisi.
Katso miten Mahti auttaa