Miksi data hajoaa moneen paikkaan
Datan hajanaisuus ei ole kenenkään päätös vaan luonnollinen seuraus kasvusta. Yritys ottaa käyttöön ohjelmiston kerrallaan: erikseen laskutukseen, erikseen asiakkaisiin, erikseen projekteihin. Jokainen työkalu ratkaisee oman ongelmansa hyvin, mutta ne eivät puhu keskenään. Lisäksi suuri osa tiedosta syntyy sähköposteissa, taulukoissa ja viesteissä, joita mikään järjestelmä ei hallinnoi.
Lopputulos on tuttu: sama asiakas on eri nimellä kolmessa järjestelmässä, kukaan ei tiedä, mikä luku on ajantasaisin, ja yksinkertaiseen kysymykseen vastaaminen vaatii tietojen keräämistä käsin useasta paikasta. Tämä ei johdu huolimattomuudesta vaan siitä, ettei tiedolla ole yhtä yhteistä kotia.
Mitä hajanaisuus todella maksaa
Hajanaisen datan hinta on harvoin yhdellä rivillä laskussa, mutta se näkyy monessa paikassa. Aikaa kuluu tietojen etsimiseen ja yhdistämiseen. Päätöksiä tehdään vanhentuneen tai ristiriitaisen tiedon perusteella. Virheet syntyvät, kun sama tieto pitää syöttää käsin useaan paikkaan.
Hukattu aika: raporttien kokoaminen käsin useasta lähteestä vie tunteja joka viikko.
Ristiriitaiset luvut: eri järjestelmät antavat eri vastauksen samaan kysymykseen.
Kaksinkertainen työ: sama tieto kirjataan moneen paikkaan, ja osa jää päivittämättä.
Menetetyt mahdollisuudet: kokonaiskuvan puuttuessa myynnin tai talouden signaalit jäävät huomaamatta.
Riippuvuus yksilöistä: vain tietty henkilö tietää, mistä mikäkin tieto löytyy.
Mitä tarkoittaa yksi totuuden lähde
Yksi totuuden lähde tarkoittaa, että jokaiselle tiedolle on yksi paikka, joka on aina ajantasaisin. Se ei tarkoita, että kaikki tieto pakataan yhteen valtavaan tiedostoon, vaan että eri lähteet on kytketty toisiinsa niin, ettei sama asia elä useassa ristiriitaisessa versiossa.
Keskittäminen vai yhdistäminen
On kaksi tapaa päästä kokonaiskuvaan. Voi keskittää toiminnan alustaan, jossa data syntyy jo valmiiksi yhteen paikkaan, tai voi yhdistää erilliset järjestelmät integraatioilla. Kummallakin on paikkansa. Keskittäminen vähentää liikkuvia osia, integraatiot taas antavat vapauden pitää olemassa olevat työkalut.
Yhteinen kieli tiedolle
Jotta lähteet toimivat yhdessä, samat asiat pitää tunnistaa samoiksi. Asiakas on sama asiakas riippumatta siitä, missä järjestelmässä hän esiintyy. Tämä yhteinen tunnistaminen on se, mikä muuttaa erilliset tietovirrat kokonaiskuvaksi.
Näin yhdistät lähteet hallitusti
Datan yhtenäistäminen kannattaa tehdä vaiheittain, ei kertarysäyksellä. Suuri kaiken kattava datahanke on hidas ja riskialtis. Pienin askelin etenevä lähestymistapa tuottaa hyötyä nopeammin.
Listaa, missä tieto tällä hetkellä sijaitsee ja kuka sitä käyttää.
Tunnista tärkeimmät kysymykset, joihin haluat vastauksen ilman käsityötä.
Aloita niistä lähteistä, jotka vastaavat näihin kysymyksiin, älä kaikista kerralla.
Sovi, mikä järjestelmä on kunkin tiedon virallinen koti.
Yhdistä loput vasta, kun ensimmäinen kokonaisuus tuottaa hyötyä.
Yhtenäinen alusta lähtökohtana
Yksi tapa välttää hajanaisuutta on se, että mahdollisimman suuri osa toiminnasta tapahtuu samalla alustalla. Silloin data ei koskaan hajoa erillisiin saarekkeisiin, koska se syntyy alusta asti samaan paikkaan. Tämä ei poista integraatioiden tarvetta kokonaan, mutta vähentää liikkuvien osien määrää.
Mahti AI on esimerkki tästä lähestymistavasta: talous, asiakkaat, viestintä, projektit ja dokumentit ovat samassa alustassa, joten kokonaiskuva on olemassa ilman erillistä koontityötä. Kun tieto on jo yhdessä paikassa, seuraava askel eli tiedosta toimintaan on huomattavasti helpompi.
Kartoita oman datasi tilanne
Voit varata keskustelun, jossa käydään läpi, missä yrityksesi tieto tällä hetkellä sijaitsee ja mitkä lähteet kannattaisi yhdistää ensin.
Katso miten Mahti auttaa